LA GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

A.         Actividad de compra de bienes y servicios

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

Las mercancías y servicios deben solicitarse de acuerdo con las condiciones establecidas por la dirección y a los proveedores que ella considere oportunos. Los pagos por los bienes o servicios recibidos deben asimismo ser autorizados de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición detallada y documentada de los criterios a seguir en la selección y aceptación de proveedores, y fijación de condiciones con los mismos. Confección de listas de proveedores autorizados o archivo maestro de proveedores. Control sobre los niveles de materias primas, para garantizar que no exceden de los necesarios para la producción, mediante revisión periódica de los listados o registros de inventario. Centralización del departamento de compras, para controlar la emisión de todos los pedidos de mercancías a proveedores. Revisión de las cuentas de gastos, para investigar la naturaleza de los gastos por servicios. Exposición detallada de los procedimientos de solicitud, compra y contratación de mercancías o servicios. Confección de relaciones de materiales o servicios autorizados y designación del personal responsable para aprobar cualquier compra o solicitud no incluida en las mismas. Segregación de las funciones de preparación y firma de aceptaciones de pago (talones, letras, etc.). Prohibición expresa de firmar talones en blanco o pagaderos al portador. Segregación de tareas tales como: −       Elaboración del comprobante de pago, y verificación de que la factura coincide con el pedido aprobado y que no ha sido pagada con anterioridad. −       Preparación del talón o letra y elaboración del comprobante. −       Envío por correo o entrega en mano de los talones o letras y su preparación. Impresos estándar prenumerados y de uso restringido (por ejemplo, comprobantes de pago, solicitudes de cheques, etc.). Anulación o cancelación de los impresos utilizados, para evitar duplicaciones de pagos (por ejemplo, sello de pagado en factura, comprobantes, etc.). Actualización de las firmas autorizadas para aprobar pagos.

Pueden efectuarse compras a proveedores que no respondan a las necesidades de la dirección, o realizar pagos a proveedores inexistentes o no autorizados. Pueden no lograrse los objetivos del plan establecido por la gerencia, debido a: −       Demoras en las entregas de mercancías por el proveedor que ocasionen retrasos en el cumplimiento del plan de ventas, o “roturas” de inventario. −       Deficiente calidad de los materiales recibidos. −       Precios pagados no competitivos o superiores a los requeridos que pueden provocar una pérdida de competitividad en el mercado o una pérdida de rentabilidad en las operaciones, etc. Pueden efectuarse compras a proveedores vinculados con empleados de la empresa o con la competencia, sin el conocimiento de la dirección, con lo cual pueden resultar condiciones no satisfactorias, fraudulentas, o en desacuerdo con la política de la empresa. Pueden ordenarse mercancía o servicios innecesarios, en momento o por cantidad indebidos. Ello puede motivar problemas de stock insuficiente, excesivo o sin utilidad para las operaciones de la compañía. Pueden no reconocerse o detectarse situaciones tales como las siguientes: −       Problemas de falta de  capacidad de producción. −       Posibilidades de aumentar la producción para productos rentables. −       Encarecimiento de los productos por compras innecesarias o a precios excesivos. Pueden comprarse mercancías defectuosas o de baja calidad, que incidan en el resultado del producto final y deterioren la imagen comercial de los productos afectados. Pueden comprarse mercancías o servicios en condiciones perjudiciales para el normal desarrollo de las operaciones de la empresa. Pudieran efectuarse pagos con las siguientes características: −       Importes erróneos. −       Fraudulentos. −       Duplicados. −       Por mercancías o servicios pendientes de recibir. −       No conocidos por la gerencia. La estructura organizativa y la distribución de tareas entre el personal puede modificarse, reduciendo la segregación de funciones e incrementando el riesgo de actividades fraudulentas que perjudiquen a la empresa. Pueden implantarse procedimientos que eludan las técnicas de control interno existentes. Pueden alterarse el flujo de información para acceder a datos confidenciales o para retener información. Pueden tomarse decisiones operativas o de gestión de recursos financieros inadecuadas.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Las compras de bienes y servicios y el pago de las mismas deben resumirse, registrarse e informarse en cada período contable (confeccionándose los asientos de diario respectivos y cualquier otra información de detalle) con toda la exactitud y rapidez, clasificando estas actividades de acuerdo con el plan de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Definición clara y por escrito del plan contable a utilizar. Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en el plan contable. Comparación de saldos entre períodos contables y análisis de variaciones anormales. Presupuestos detallados, de acuerdo con la clasificación de cuentas o actividades, y análisis de las variaciones más significativas con los saldos reales. Utilización de impresos de asientos de diario prenumerados y análisis de los saldos numéricos que se produzcan. Implantación de controles de validación de datos antes de su proceso (por ejemplo, verificación del número de proveedor antes de registra en su cuenta una transacción). Procedimientos escritos de cierre contable expresando, por función o actividad, los registros o fuentes a utilizar para la elaboración de los asientos de diario, previsiones a calcular (albaranes pendientes de recibir factura del proveedor, etc.), fechas de corte de operaciones y personal asignado y responsable.

Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente, debido a uno o más de los siguientes factores: −       Que los resúmenes soporte de los asientos de diario no incluyan “todos los registros o transacciones (por ejemplo, registro de partes de recepción de uno o varios días, registro de talones emitidos en un día, etc.). −       Omisión de un asiento de diario. −       Duplicación de asientos de diario. −       Coste de las operaciones realizadas incorrectamente. Puede debilitarse el control presupuestario sobre la actividad empresarial. Puede producirse una clasificación incorrecta de las transacciones (por ejemplo, clasificar gastos generales y de administración como gastos de fabricación o viceversa), o contabilizarse en período distinto al que se produjeron los hechos económicos.

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Periódicamente deben verificarse y evaluarse los saldos registrados en cuentas a pagar y otros efectos.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Revisiones o análisis de forma regular y periódica, tales como: −       Conciliaciones de los saldos de mayor auxiliar con los de mayor general. −       Análisis e investigación de saldos antiguos o anormales en los listados de proveedores o fichas auxiliares. −       Revisión de la correspondencia con proveedores. −       Pruebas aritméticas de los registros e informes utilizados como fuentes de información para la gerencia. −       Comparación de los archivos de comprobantes (partes de recepción, justificantes de pago, etc.) con los registros cronológicos. −       Investigación de los pagos por operaciones antiguas. Confirmación directa a proveedores de los saldos en cuentas a pagar y aclaración de las discrepancias aparecidas. Verificación periódica del cumplimiento de las normas establecidas, para lo cual deberá concretarse: −       Persona o personas responsables de dicho control. −       Profundidad y naturaleza de las pruebas o verificaciones a realizar. Una prueba fundamental consistiría en la revisión de las listas o archivos de proveedores, para determinar si cada proveedor incluido se ajusta a las características exigidas. −       Revisión de los pagos efectuados con posterioridad al cierre, para detectar posibles pasivos no registrados. −       Análisis de índices, tendencias y variaciones en las cuentas a pagar.

Las anotaciones en el mayor general-cuentas a pagar, pueden ser incompletas o inexactas. Se pueden anotar en registros auxiliares de mayor datos duplicados, erróneos o inexactos. Pueden presentarse problemas de acumulación excesiva de comprobantes, que provoquen el registro de parte de los pasivos o pagos con retraso. Pueden no ser incluidas en los mayores auxiliares todas las transacciones efectuadas en el período registrado o ser incluidas incorrectamente. Por ejemplo: −       Registrar una factura de un proveedor en la cuenta auxiliar de otro. −       Que el importe contabilizado no coincida con la factura. Posible pérdida de descuentos por pronto pago, al registrar pasivos en cuentas de proveedores erróneas. En general, puede generarse una información financiera y operacional errónea que desfigure la situación real de la empresa y dificulte una adecuada gestión.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

El acceso a los documentos de pago, así como a los registros de compras, recepción y pagos, y a los lugares donde son procesadas las transacciones, debe permitirse únicamente de acuerdo con los criterios de dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Segregación de las responsabilidades y funciones relacionadas con este ciclo. A modo de ejemplo, tenemos: −       La selección de proveedores y la emisión de órdenes de compra deberían ser realizadas por persona distinta al responsable de las cuentas a pagar. −       La persona que prepara los talones no debería coincidir con la que los firma, ni con quien los entrega a proveedores. Archivos de firmas de personal autorizado. Uso de cajas fuertes, dependencias cerradas con llave, etc., para guardar información confidencial.

Los registros, listados o informes referentes a compras o cuentas a pagar pueden manipularse, destruirse, perderse o malinterpretarse. Como consecuencia de ello puede originarse una incapacidad para la preparación de informes financieros fiables. Uso indebido o fraudulento de los registros o documentos, que puede ocasionar un perjuicio a la compañía o a sus proveedores. Desconocimiento de la deuda real existente con los proveedores, o falta de soporte en caso de discrepancia sobre la misma.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Sólo deben aceptarse mercancía o servicios cuyos pedidos hayan sido aprobados de acuerdo con los criterios de la dirección. Estos originarán entradas en almacén o servicios recibidos que deberán documentarse, registrarse e informarse con exactitud en el período correspondiente, al igual que las transacciones de sus correspondientes obligaciones legales y fiscales.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Establecimiento de un archivo de pedidos autorizados pendientes de recibir del proveedor. Todos los envíos recibidos, antes de ser aceptados, se compararán con el pedido autorizado correspondiente y se comprobará que cumple las especificaciones. Cualquier mercancía para la que no exista pedido, o no cumpla con las especificaciones del mismo, será devuelta al proveedor o se retendrá en recepción hasta que se reciban las oportunas instrucciones. Utilización de documentos estándar prenumerados (por ejemplo, órdenes de compra, hojas de pedido, etc.). Relación de firmas autorizadas para la aprobación de pedidos. Inspección periódica de los documentos utilizados para ver que estén cumplimentados adecuadamente y aprobados por firmas autorizadas. Revisión de las órdenes de compra para verificar que se cumplen los criterios establecidos, poniendo especial énfasis en el cumplimiento de: −       Aprobación de las órdenes de compra por empleado distinto al que las prepara. −       Comparación de los datos de las órdenes de compra con la lista de proveedores autorizados y con el archivo maestro de precios y condiciones de proveedores autorizados. Segregación de las funciones de solicitud y recepción de mercancías. Verificación periódica de la correcta documentación de las entradas en el período correspondiente. Realización de inventarios físicos periódicos. Utilización de documentos de recepción prenumerados (albarán de entrada); deberán ser comparados con las órdenes de compra, y una copia de los mismos deberá enviarse a contabilidad. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anoten por su orden numérico los documentos de recepción utilizados. Verificación en base a la orden de compra o pedido y al parte de recepción o albarán de entrada, de las cantidades, precios y condiciones detallados en la factura del proveedor. Verificación de las operaciones aritméticas incluidas en la factura del proveedor, dejando constancia en la misma de dicha revisión (por ejemplo, firma del empleado, sello estampado, etc.). Registro de compras en donde se documenten las facturas recibidas indicando, entre otras cosas: proveedor, tipo de mercancía o servicio, importe, etc. Mantenimiento de un archivo de partes de recepción o albaranes de entrada pendientes de recibir factura del proveedor. Mantenimiento de procedimientos estándar para el cálculo de las cuentas a pagar por mercancías o servicios recibidos del proveedor y pendientes de facturar al cierre del ejercicio. Revisión de las transacciones más significativas o de determinado tipo, por personal especializado (por ejemplo, asesor fiscal, administrativo especializado en impuestos, director administrativo-financiero, etc.). Exposición detalladas y por escrito de los procedimientos establecidos por la dirección en cuanto a: −       Documentación necesaria para justificar gastos de viaje, invitaciones a terceros, etc. −       Autorizaciones necesarias para la importación de mercancías, pagos de aranceles, etc. −       Política de contabilización de gastos a efectos fiscales, etc. Una exposición detalladas y por escrito de las normas parad controlar los cambios de procedimientos (por ejemplo, manuales de procedimientos, requisitos de supervisión, etc.). Revisión periódica de las autorizaciones requeridas por la gerencia y por los usuarios para cambios en los sistemas y procedimientos o implantación de nuevos sistemas y procedimientos.

En general, los riesgos comentados en el objetivo de autorización son aplicables a este objetivo en lo referente a aprobación de los pedidos de compra. Pueden aceptarse y finalmente pagarse partidas que deberían haber sido devueltas o rechazadas, como por ejemplo: −       Mercancías o servicios no ordenados. −       Cantidades excesivas o partidas en las que los productos suministrados no están de acuerdo con el pedido original. −       Mercancías o servicios defectuosos, en mal estado o de calidad inaceptable. Pueden aceptarse mercancías que se reciban fuera del plazo previsto (demasiado pronto o tarde). Pueden aceptarse pedidos que no hubiesen sido autorizados. Pueden recibirse mercancías y servicios y no informarse o informarse de forma inexacta, lo que puede generar las siguientes deficiencias: −       Anotaciones incorrectas en los registros de inventario permanente, o saldos de stock en desacuerdo con las existencias reales en almacén. −       Que el coste de ventas registrado no se corresponda con el real. −       Deudas contraídas con terceros por prestación de servicios o entrega de mercancías, no registradas en el período correspondiente. Pueden no procesarse o procesarse incorrectamente entradas en almacén anormales como devoluciones de clientes, entregas parciales de proveedores, etc., que puedan generar una información incorrecta sobre las ventas contabilizadas, las cuentas a pagar, etc. En general, las cuentas de pasivo ocasionadas por las entradas de mercancías o servicios, pueden facilitar una información incorrecta que desvirtúe la situación financiera real de la compañía. Como consecuencia de una información fiscal errónea, pueden efectuarse  pagos en exceso por impuestos u otras obligaciones, dejando de obtener el máximo provecho de las ventajas fiscales, o efectuarse pagados en defecto, que puedan ocasionar recargos o sanciones futuras.

B.         Actividad de nómina

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

La contratación de personal, así como la fijación de salarios, funciones y otros procedimientos administrativos, deben de estar autorizados y responder a las necesidades de la compañía, de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Establecer procedimientos para la modificación de las bases de datos que describan: −       Documentos estándares impresos a utilizar. −       Pruebas y verificaciones de estos documentos. Técnicas para proteger la integridad de las bases de datos, por ejemplo: −       Cualquier modificación debe ser aprobada por escrito por persona adecuada (por ejemplo, el director de personal). −       Revisión periódica de la información contenida en las bases de datos para comprobar que los datos de cada empleado están actualizados. Mantenimiento de un registro permanente para cada empleado, en el que se muestre la fecha de su contratación, categoría, sueldo inicial y cambios posteriores (por ejemplo, libro de matrícula). Verificación de los datos expuestos en el impreso de solicitud de empleo 8por ejemplo, fotocopia de certificados escolares o títulos académicos, informes médicos, etc.). Entre las bases de datos a enumerar relativas a este objetivo se encuentran, entre otras: −       Libro de matrícula de personal. −       Convenio colectivo aplicable a la empresa (nacional, sectorial o propio). −       Tipos de retención aplicables a: IRPF y Seguridad Social. Procedimientos y documentos establecidos para reflejar las revisiones anuales de salarios, categorías, períodos de vacaciones, etc. Comparación periódica de los tipos de retribución individuales con los documentos de autorización más reciente (por ejemplo, último convenio colectivo, etc.). Revisión y aprobación especial de los recibos y domiciliaciones que superen una cantidad determinada. Exposición detallada y por escrito de los criterios de la gerencia. A modo de ejemplo, unas instrucciones de tales criterios podrían ser. −       Todos los empleados administrativos se les pagará mensualmente y a los de fábrica, semanalmente. −       Se concederá adicionalmente a las catorce pagas obligatorias legales una paga de beneficios por un importe igual a una mensualidad, que se pagará la mitad el 15 de marzo y la otra mitad el 15 de octubre. −       El personal directivo tendrá un sueldo fijo anual sin derecho a remuneración adicional por horas extras. −       Los anticipos a empleados no superarán una determinada cantidad y el período de devolución máximo será X.

La empresa podría contratar personal que no satisfaciera sus necesidades, por ejemplo: −       Personal de baja cualificación no apropiado para las tareas que ha de desarrollar. −       Personal de alta conflictividad laboral que genere huelgas, conflictos colectivos, incrementos salariales o mejoras sociales no deseados por la gerencia. −       Personal de un nivel de absentismo alto, debido a su poca salud física o mental. −       Personal que dé lugar a sanciones por incumplimiento de requisitos legales (por ejemplo, contratación de menores de edad, de personal que se acoge al Seguro de Desempleo sin darlo de alta en la Seguridad Social, etc.), o a pérdidas de beneficios para la empresa (por ejemplo, bonificaciones de la cuota patronal a la Seguridad Social). El personal contratado puede ser excesivo o inadecuado para las necesidades que la empresa tenga. Los finiquitos por baja o despido de personal pueden ser calculados y liquidados de forma incorrecta y perjudicial para la empresa. Pueden utilizarse las cantidades retenidas a los empleados de forma fraudulenta, lo que pudiera producir pasivos reales no registrados. Pueden producirse cambios de tareas y/o reorganización de departamentos que reduzca la segregación de funciones. Pueden  implantarse procedimientos que anulen o eviten las técnicas de control interno existentes. Pueden retenerse datos o información, o facilitar información confidencial a quien no debe recibirla por un cambio en el flujo de informaciones (por ejemplo, que la nómina de directivos pase a ser elaborada por persona distinta, lo cual facilite dicha información al resto de empleados). Pueden no ejecutarse técnicas de control (por ejemplo, que no quede claramente definido quien debe revisar la elaboración de los recibos de nómina, el jefe de personal o el director de administración, no realizándose dicha revisión). Pueden pagarse a empleados importes en desacuerdo con los criterios definidos por la gerencia; esto puede ocasionar: −       Un excesivo coste de la nómina −       Infracciones de normas legales, tales como: salario mínimo interprofesional, retenciones a efectuar por cuota obrera de la Seguridad Social y por IRPF, etc. −       Estructura de salario que potencie y ocasione un clima de malestar o conflictividad laboral que pueda generar huelgas, aumento del absentismo, etc. −       Irregularidades y manejo fraudulento de efectivo. −       Anticipos a empleados que resulten incobrables. Puede infringirse la normativa legal vigente (tipo de retenciones de IRP, bases de cotización de la Seguridad Social, etc.) que pudiera dar lugar a multas, sanciones o pasivos contingentes.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Las retribuciones por servicios laborales, los desembolsos de nómina y las actividades relacionadas con la misma, deben resumirse, registrarse e informarse en cada período contable (confeccionándose los asientos de diario respectivos y otra información de detalle) con toda la exactitud y rapidez, clasificando estas actividades de acuerdo con el plan de la dirección.

Técnicas de control interno	Riesgo si no se cumple el objetivo
Definición clara y por escrito del plan de cuentas a utilizar. Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios al plan contable. Presupuestos detallados por cuenta y análisis de variaciones. Utilización de asientos de diario impresos. Implantación de controles de validación de datos.	Los registros e informes pueden ser incorrectos o inexactos. Pueden pagarse importe inadecuados sobre la base de registros erróneos. Puede imputarse transacciones en registros auxiliares o cuentas individuales de forma incorrecta, originando información falsa y pérdida de tiempo. En general la información incorrecta puede originar la toma de decisiones erróneas.

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Los saldos contables generados por operaciones de nómina y los procesos y actividades que los generaron, deben ser revisados y evaluados periódicamente.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición detallada y por escrito de las políticas, los manuales de procedimiento y otra documentación a emplear en el proceso de verificación y evaluación. Debe definirse claramente lo siguiente: −       Qué saldos, informes, actividades, políticas y procedimientos están sujetos a dicho proceso. −       Periodicidad del mismo. −       Quién supervisará su cumplimiento. −       Cómo debe realizarse (por ejemplo, pedir documentación soporte de los saldos, revisar la razonabilidad, etc.). −       Documentos a utilizar para informar de los resultados. −       A quién debe comunicarse los resultados obtenidos. Conciliación de los pagos por nómina con las cuentas bancarias. Confirmación escrita de las remuneraciones recibidas con los empleados. Investigación rápida de las quejas de empleados. Comparación de las previsiones, pasivos y gastos por nómina con los importes presupuestados y análisis de diferencias más significativas en base a: el coste-horario de mano de obra directa, producción prevista y horas trabajadas, tipos de retención aplicables, etc. Análisis de índices esenciales, tendencias y variaciones (por ejemplo, nivel de absentismo, tasa de actividad, etc.).

Los informes pudieran no presentar lo que intentan mostrar. Pudieran tomarse decisiones importantes para el desarrollo de la actividad empresarial en base a información errónea. Pudieran arrastrarse diferencias importantes entre los registros auxiliares y las cuentas de mayor. Podrían pagarse cantidades erróneas.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

El acceso a los registros, documentación y procedimientos de procesos relacionados con la nómina y el uso de los mismos, debe estar restringido al personal autorizado por la gerencia.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Organigramas actualizados. Manuales de políticas y procedimientos. Archivos metálicos cerrados con llaves, habitaciones o gabinetes protegidos contra incendios, etc. Custodia de la documentación controlada por personal directivo (por ejemplo, jefe de personal) y prenumeración de los documentos estándares establecidos. Segregación de responsabilidades. Archivos de firmas del personal autorizado. Sistemas de seguridad para proteger contra incendio, explosión o destrucción intencionada de los registros y las instalaciones donde se procesa la información.

Los registros y documentación pueden destruirse o extraviarse, esto pudiera ocasionar que los informes financieros sobre la actividad de la empresa fueran incompletos o inexactos. Los registros pueden ser utilizados por personal no autorizado de forma perjudicial para la empresa o para otros empleados (por ejemplo, pueden ser alterados los tipos de retribución, procesar tarjetas de tiempo o fichas de control de empleados inexistentes, comunicar la nómina confidencial de directivos a otros empleados de la empresa, etc.). Desconocimiento de la deuda real existente con los proveedores, o falta de soporte en caso de discrepancia sobre la misma.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Las horas trabajadas por los empleados, así como la actividad que desarrollan, el cálculo de sus salarios, retenciones y cualquier otra actividad relacionada con la nómina, deben ser reconocidos, aceptados, registrados e informados con exactitud, en el período contable apropiado y de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Procedimientos detallados y por escrito para autorizar las funciones asignadas a los empleados. Revisión por el asesor laboral de los convenios laborales aplicables. Uso de informes de tiempo y de asistencia (por ejemplo, tarjetas de tiempo, hojas para firmar a la entrada, fichas de control de entradas y salidas, etc.), con indicación de tareas realizadas. Aprobación previa de horas extras, cambios de turno o departamento, etc. Observación diaria por parte del supervisor del registro de entrada y salida de los empleados, para prevenir que se registren tarjetas o fichas de tiempo de empleados ausentes, entrados con posterioridad o salidos con anterioridad. Conciliación de las horas de mano de obra estándar por piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo. Aprobación firmada por los supervisores (encargado o jefe de sección, etc.) de las horas extras como condición para su inclusión en la nómina. Verificación de que todas las tarjetas o fichas de marcar el tiempo de todos los empleados se han entregado en cada período de nómina. Revisión y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de toda cuenta de gasto salarial, en especial los gastos de fabricación indirectos y los generales y administrativos. Métodos de distribución detallados y por escrito de los gastos salariales de fábrica en director, indirectos y generales. Tablas actualizadas y documentadas (por ejemplo, fotocopia del BOE, etc.) sobre los tipos de retención de IRPF y Seguridad Social. Criterios detallados y por escrito para el pago de gastos de viajes e invitaciones (por ejemplo, se pagarán por talón bancario justificándose con recibo firmado independiente del de nómina. Pueden presentarse problemas de tiempo en la obtención o procesamiento de los documentos (por ejemplo, tarjetas de tiempo, etc.). Pueden tomarse decisiones por la gerencia en base a información incompleta o inexacta contenida en un registro auxiliar (por ejemplo, autorización de horas extras innecesarias, asignación de empleados a órdenes de producción paralelas, etc.). Los estados financieros, base de la información financiera utilizada por la gerencia para su toma de decisiones, pueden no estar disponibles en el momento oportuno.

Puede utilizarse empleados para fines ajenos a la empresa (por ejemplo, pluriempleados que se traigan trabajo de otra empresa, realizar gestiones personales en horas de trabajo, etc.). Puede utilizarse el personal de forma no eficiente (por ejemplo, anteponer tareas de prioridad menor, nivel equivocado de capacidad, etc.). Puede utilizarse a empleados en proyectos o actividades no autorizados. Puede pagarse a los empleados por horas no trabajadas  producción no realizada o viceversa, es decir, no pagar horas realmente trabajadas o producción realmente efectuada. Puede que se pague a un empleado por el tiempo trabajado por otro. Puede que se paguen gastos de viaje o invitaciones que han sido calculados inexactamente  (por ejemplo, dietas de viaje, gastos de hotel, etc.). Puede que no se registren, o se haga inexactamente, los pasivos por impuestos de nómina (IRPF retenido y no pagado, cuota obrera de la Seguridad Social retenida y no pagada, cuota patronal de la Seguridad Social pendiente de pago, etc.). Pueden ser distribuidos de forma incorrecta los gastos de nómina entre las diferentes cuentas de la compañía (inventarios, gastos fabricación, nómina a paga, etc.), dando lugar a una información financiera no acorde a la situación real de la empresa. La información imputada a las cuentas de mayor puede adolecer de las siguientes anomalías: −       Ser incompleta (por ejemplo, no incluir todas las horas extras trabajadas, todos los pagos de nómina, etc.) −       Ser inexacta (por ejemplo, errores en sumas o anotaciones en cuentas no correctas). −       Datos obtenidos del registro utilizado como base de datos que estén duplicados, sean erróneos o no autorizados.