PRODUCCIÓN EN CONTROL INTERNO

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

El plan de producción, así como las políticas de “stocks”, compras, mantenimiento y amortización del inmovilizado material y en general todos los procedimientos administrativos del ciclo de producción, deben establecerse y mantenerse de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición detallada y por escrito de los criterios de la dirección, por ejemplo: −       Todas las mercancías se almacenarán en, o se distribuirán desde, una sola fábrica o almacén. −       Los niveles de existencias o excederán de un número determinado de meses de ventas. −       Se efectuará un control de calidad para todos los productos antes de ser almacenados como productos acabados; aquellos que no cumplan el nivel de calidad exigido se reprocesarán o se desecharán. −       Los coeficientes de amortización del inmovilizado material estarán de acuerdo con los coeficientes fiscales vigentes. −       No se capitalizarán partidas cuyo coste de adquisición sea inferior a una cantidad determinada. −       Será necesaria la aprobación a determinado nivel para los retiros de inmovilizado material. Creación de un registro de inmovilizado material y establecimiento de los procedimientos para añadir, cambiar o eliminar los datos del registro. Revisión y aprobación por el asesor fiscal del método de amortización y de la vida útil asignadas a las adiciones de inmovilizado material y los gastos capitalizados que excedan de una cantidad determinada. Creación de los siguientes registros y archivos: −       Registro de las partidas que componen el inmovilizado material con especificación del año de adquisición, descripción, ubicación, etc. −       Archivo maestro de productos. −       Registro de inventarios permanentes. Establecimiento de procedimientos para añadir, cambiar o eliminar registros y/o archivos que describan: −       Los documentos a utilizar. −       Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos o información recibida. Contratos escritos, incluso cláusulas de garantías deseadas, para todas las ventas superiores a un volumen determinado. Procedimientos de revisión y aprobación de los contratos por el asesor fiscal. Revisión de los informes de producto dañado o fuera de uso con la disposición posterior de los residuos o desperdicios.

La empresa puede producir productos no autorizados o en cantidades que excedan los niveles de existencias propuesta por dirección. Esto puede ocasionar: −       Inventarios obsoletos, excesivos o hasta invendibles. −       Devoluciones en ventas anormales por baja calidad de los productos comercializados. Puede incurrirse en costos excesivos o adicionales para mantener los inventarios. Los niveles de inventarios pueden provocar problemas de financiación que generen ventas forzadas de liquidación. Puede incurrirse en “roturas” de inventarios que generen un deterioro de la imagen comercial y pérdida de clientes. Puede no alcanzarse el grado requerido de servicio a los clientes, ocasionando clientes descontentos, cuentas a cobrar incobrables, etc. La capacidad de la fábrica puede ser infrautilizada o insuficiente. Puede establecerse una vida útil esperada del inmovilizad material incorrecta para una o varias partidas determinadas, que pudiera ocasionar unos gastos de amortización erróneos y unos saldos incorrectos en inventarios y en inmovilizado material. Puede utilizarse un método de amortización que no se corresponda con el proceso de desgaste real del bien utilizado. Puede que no se consideren adecuadamente las normas legales vigentes relacionadas con: método de amortización, vida útil y gastos periodificables. Las primas de seguros pueden llevarse erróneamente a  gastos al pagarse, sin periodificarse en base al período de vigencia de las mismas. Pueden venderse o retirarse activos sin el conocimiento de la gerencia, y asumirse riesgos de incobrabilidad no controlados. Pueden venderse activos a quienes los usarán en forma perjudicial para la empresa. Pueden venderse activos que fueran útiles para otras operaciones de la entidad.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Deben clasificarse, resumirse e informarse con exactitud en las cuentas de existencias y registros auxiliares correspondientes, los siguientes datos relacionados con el proceso productivo y de comercialización:

El coste de los materiales, mano de obra y los gastos indirectos asignados a las unidades producidas o en proceso de producción.

La depreciación y amortización de los gastos capitalizados.

Las ventas de bienes propiedad de la empresa, los costes asignados y los beneficios o pérdidas generados.

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Riesgo si no se cumple el objetivo

Establecimiento de procedimientos detallados y documentados de proceso de la información, corte de operaciones del ejercicio contable y cierre de fin de período, que incluya: −       Plan de cuentas documentado y detallado. −       Utilización de presupuestos y control presupuestario, análisis de las variaciones entre presupuesto y realidad. −       Pruebas aritméticas periódicas de los totales obtenidos de los registros e informes. −       Mantenimiento de registros cronológicos en los lugares de recepción, almacenaje y despacho de bienes. −       Inventarios físicos periódicos de las existencias y examen de la documentación relacionada con las transacciones propias del ciclo y su conciliación con los registros. Pruebas de validación para comprobar los asientos contables. Conciliación de los saldos de los mayores auxiliares con los saldos del mayor general. Revisión minuciosa de los listados de inventarios y pronta investigación o seguimiento de los saldos negativos o anormales.

Las entradas a las cuentas de mayor pueden ser incompletas, así como inexactamente clasificadas, calculadas o periodificadas. Pueden presentarse retrasos en la elaboración de informes o registros que ocasione una presentación incorrecta de los saldos de existencia (por ejemplo, informes de producción emitidos con posterioridad al cierre contable). En general, el incumplimiento de este objetivo ocasionaría la presentación incorrecta de los costes reales de producción, así como de la situación financiera de la empresa y los resultados de sus operaciones, información básica para la toma de decisiones empresariales. Las operaciones pasadas a las cuentas de mayor auxiliar o de existencias pueden no coincidir con la actividad total que debió registrarse. Una información inexacta o incompleta de un mayor auxiliar o registro puede ocasionar decisiones erróneas (por ejemplo, el pedido de un cliente puede rechazarse o demorarse en base a registros inexactos de inventario permanente, se pueden generar compras excesivas de mercancías, etc.).

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Periódicamente deben verificarse y evaluarse los saldos registrados contablemente como existencias, inmovilizado material y gastos amortizables.

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Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición de políticas, manuales de procedimientos, organigramas y otra documentación que: −       Enumeren lo que va a verificarse y evaluarse (saldos, informes, políticas, procedimientos y actividades); cuándo se verificarán y evaluarán y por quién se supervisará esta actividad. −       Describan cómo debe ejecutarse, por ejemplo, auditorías internas, comparar saldos y documentación soporte, etc.). −       Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión y a quién debe informarse. Conciliación de los saldos del mayor auxiliar (por ejemplo, registro de inmovilizado material, registro de inventario permanente). Inventarios físicos periódicos de existencias y de inmovilizado material y su conciliación con los importes registros en libros. Análisis de índice esenciales, tendencias y variaciones (por ejemplo, rotación del inventario, consumo comparado con ventas esperadas). Comparación periódica de los valores registrados con los valores de mercado, tanto de compra como de venta. Revisión periódica del efecto en el valor de los inventarios de los siguientes aspectos: notas de crédito por devolución de mercancías defectuosas, productos y líneas de productos discontinuados, productos en almacén en mal estado, etc. Inspección periódica del estado físico de las existencias y del inmovilizado material.

Las decisiones importantes de gerencia pudieran basarse en información errónea. Los saldos registrados puede que no sean correctos o no muestren todos los aspectos que deban considerarse. Pueden arrastrarse diferencias significativas entre los detalles de los bienes y las cuenta de mayor. Pueden mostrarse saldos de existencias o inmovilizado inexistentes, fuera de uso o en mal estado y por importe incorrectos. Pueden mostrarse saldos de existencias e inmovilizado por valores superiores a los de realización, en desacuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

El acceso a las existencias, inmovilizado material y registros de producción, inventarios y otros, debe permitirse únicamente de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Comunicación adecuada de las responsabilidades de salvaguarda mediante manuales de procedimientos y asignación de funciones. Acceso restringido a los almacenes y otros lugares críticos. Dispositivo de detección y prevención (alarmas, etc.). Etiquetas indicadoras de propiedad en los inmovilizados materiales. Utilización de cajas fuertes, pasos con llaves, etc. Custodia y prenumeración de formas vitales. Archivo de firmas de personal autorizado. Adecuada asignación de funciones entre las personas encargadas de la custodia y del registro.

Los activos pueden sustraerse, perderse o distraerse temporalmente. Desconocimiento y/o confusión en las responsabilidades asignadas. Los registros pueden usarse indebidamente.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Sólo deben ser aceptadas aquellas órdenes de fabricación, solicitudes de venta de inmovilizado material, y otras transacciones relacionadas con el ciclo de producción que estén de acuerdo con los criterios de la dirección. Estas transacciones deben, entonces, procesarse e informarse con exactitud y oportunamente.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Procedimientos detallados y por escrito relativos a la solicitud y aprobación de las órdenes de fabricación. Utilización de documentos estándares prenumerados (pedido de material a almacén, relaciones de materiales por productos, etc.). Inspección periódica por personal administrativo de los documentos estándares usados comprobando su adecuada cumplimentación y las firmas autorizadas. Comparación de la orden de fabricación con el pedido del cliente antes de su ejecución (cuando fuera aplicable). Comparación por el encargado de almacén de las relaciones de materiales con las órdenes de fabricación aprobadas antes de servir los materiales. Implantación de órdenes de trabajo para las actividades a realizar de mantenimiento y para las reparaciones. Procedimientos detallados y por escrito relativos a la solicitud y aprobación de las ventas de inmovilizado material. Archivos de firmas autorizadas. Revisiones periódicas y actualizaciones de los costos estándar utilizados para la valoración de inventarios y de la producción que comprendan: −       Revisión de las cantidades expresadas en las relaciones de materiales en base a las que realmente se utilizaron en la producción. −       Comparación del coste de los componentes de las relaciones de materiales con las últimas facturas de proveedores, etc. −       Comparación de los tipos estándar de mano de obra con los tipos reales. −       Análisis de los gastos indirectos incluidos en el estándar para determinar si se incluyen todos los costos inventariables. −       Comparar las tasas de actividad presupuestadas para distribuir los gastos indirectos fijos con los realmente alcanzados. Integración de la contabilidad general con la analítica, que posibilite determinar las necesidades de actualización de los estándares en base al análisis de las cuentas de desviación. Controles físicos de entrada y salida de materiales de los almacenes. Registros cronológicos de movimientos de entrada y salida de almacén. Realización de conteos periódicos en base a una clasificación “ABC” de las existencias y comparación con las existencias según los registros de inventario permanente. Conciliación periódica de las existencias, según los registros de inventario permanente, con las cuentas de control de inventario. Tarjetas de trabajo prenumeradas y controladas en un lugar centralizado de fábrica. Revisión periódica de las órdenes de producción pendientes e investigación de las órdenes antiguas pendientes. Aprobación por el consejo de administración de las ventas de bienes inmuebles. Plan de cuentas escrito, describiendo el contenido de cada cuenta. Procedimientos escritos de cierre contable, expresando las fuentes para la preparación de asientos. Control presupuestario detallado por cuenta. Análisis de la evolución histórica de los saldos de las cuentas. Revisión y aprobación de cada asiento por personal cualificado que no tenga participación activa en su preparación. Impresos prenumerados de asientos de diario.

Pueden utilizarse existencias de materiales en el proceso productivo y no registrarse. Esto ocasionaría una incorrecta información sobre el volumen de existencias por tipo de inventario: materias primas y productos en curso. Los precios de venta de los productos comercializados por la empresa pudieran establecerse en base a una información errónea del coste de los mismos. Esto pudiera ocasionar la comercialización de productos con margen real negativo. Puede completarse producción, pero no registrarse como disponible para la venta (inventario de productos acabados) o para producción futura (inventario de productos en curso). Pueden realizarse anotaciones en el registro de inventario permanente incorrectas en descripción y/o cantidad. Pueden producirse salidas de partidas en inventario de forma fraudulenta o delictiva. Pueden producirse retiros o disposiciones de bienes propiedad de la empresa, sin registrarse. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente, debido a uno o varios de los siguientes factores. −       Omisión de información contenida en registros que debía ser incluida en los asientos de diario. −       Omisión de asientos de diario. −       Duplicación de asientos de diario. −       Codificación incorrecta de las cuentas incluidas en los asientos de diario. Puede debilitarse el control presupuestario sobre las operaciones de la empresa. Y, en general, el no lograr este objetivo ocasionaría que la información sobre existencias e inmovilizado material en poder de la dirección sería incorrecta, por lo cual las decisiones tomadas en base a la citada información pudieran no corresponder a las necesidades de fabricación y compra de activos de la empresa. Y, en general, si el resultado de un proceso de transacciones de efectivo es erróneo, puede llevar a la compañía a tomar decisiones sobre captación o aplicación de recursos financieros que no responsan a las necesidades o posibilidades reales, y en consecuencia puede verse deteriorada su situación económica y financiera.