CONTABILIDAD E INFORMES FINANCIEROS

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

Deben establecerse, mantenerse y actualizarse, procedimientos contables que den origen a los informes financieros, de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición clara de los procedimientos de contabilidad y confección de información financiera, mediante manuales de políticas o procedimientos, que deberán fijar aspectos como: −       Niveles de responsabilidad. −       Funciones y periodicidad de las supervisiones. −       Periodicidad de la información. −       Destinatarios de la misma. −       Tipo de información a confeccionar. −       Detalles adicionales a suministrar. Verificación periódica de que se están obteniendo las aprobaciones oportunas, tanto para la implantación de nuevos procedimientos como para los cambios en los que ya estaban operando. Pruebas periódicas de que los resultados producidos por los nuevos procedimientos  o modificaciones responden a los objetivos de la gerencia tal como se había planificado. Comparación de los saldos y datos contenidos en la información confeccionada con los que previamente hubiesen sido presupuestados. Si se producen discrepancias importantes puede ser debido a que los procedimientos contables o de informe financiero no están operando efectivamente. Aprobación a nivel adecuado de los ajustes a realizar en las cuentas de mayor.

Posibilidad de toma de decisiones erróneas como consecuencia de la utilización de información inexacta o manipulada. Ineficiencia o demora en la toma de decisiones por la presentación o clasificación de los estados financieros de forma distinta a la requerida por la gerencia. Cambios en las segregaciones de funciones del personal implicado en contabilidad y confección de informes financieros, sin contar con la debida autorización. Puede alterarse el flujo de información para retener datos a quienes deben recibirlos, o facilitárselo a quienes no deben ir destinados. Pueden implantarse y llevarse a la práctica nuevos procedimientos que eviten las técnicas de control existentes, y con ello poder manipularse la información que se confeccione.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Los asientos contables y otros procedimientos de proceso para la confección de la información contable deben resumir, clasificar y exponer los hechos económicos adecuadamente, de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Procedimientos documentados para: −       Iniciar, revisar y aprobar asientos de diario. −       Clasificación de cuentas. −       Solicitudes y aprobación de cambios de clasificación. −       Codificación de cuentas y asientos. −       Planes de corte contable y cierre. −       Asientos estándar autorizados. Revisiones periódicas de que se están siguiendo e interpretando correctamente los procedimientos de confección de información a la gerencia por personal no implicado habitualmente en tales funciones. Descripción de los conceptos que deben dar origen al movimiento de cada cuenta, con el fin de facilitar su clasificación. Asignación de la responsabilidad sobre la corrección de los asientos efectuados en la confección de la información a la gerencia, a un empleado en particular, de nivel suficiente. Comparaciones entre períodos de los importes contabilizados en los asientos. Registro cronológico de asientos de diario para proporcionar certeza de que se preparan todos los requeridos.

Contabilización de asientos no aceptados por la gerencia. Pueden efectuarse asientos con el propósito de distorsionar saldos de cuentas, ocultar irregularidades, y en definitiva manipular los estados financieros. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente, debido a errores involuntarios, como: omisión de asientos, duplicación, codificaciones incorrectas, etc. El control presupuestario puede quedar debilitado si los datos o saldos que se tomen como reales en realidad no lo son.

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Los saldos contables del libro mayor deben ser evaluados y verificado periódicamente.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Designación del (o los) responsable de la revisión de los saldos del libro mayor, de la profundidad de los métodos a aplicar, y de la periodicidad con que deben ser revisados. Esta persona deberá ser independiente de las que habitualmente efectúan los pases al libro mayor. Conciliación de saldos con los resúmenes de asientos de diario o con los mayores auxiliares. Confirmación con terceros de saldos individuales componentes de las cuentas del libro mayor. Comparación de saldos del libro mayor con la evolución posterior de la cuenta, como cobros posteriores a clientes, pagos a proveedores, etc.

Los saldos del libro mayor pueden ser erróneos, y por tanto los informes no mostrarían la situación financiera real de la compañía. Aunque muestran los hechos históricos, los saldos podrían no reflejar las evaluaciones o valoraciones reales de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha determinada. Los errores que se hubiesen producido desde el inicio del proceso de transacciones hasta los pases a las cuentas del libro mayor (errores en autorizaciones, proceso o salvaguarda física), podrían pasar inadvertidos y sin corregirse.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

Debe restringirse y controlarse, de acuerdo con los criterios de la gerencia.

1. El acceso a los lugares donde habitualmente se procesen las transacciones que darán lugar a los informes financieros.
2. El acceso a los registros contables y financieros.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Comunicación de las responsabilidades mediante organigramas, descripción de trabajos, manuales de procedimiento, etc. Utilización de cajas fuertes, lugares de proceso cerrados con llave, etc. Prenumeración de los registros y archivos, y utilización de hojas de control donde se anoten las personas que los estén utilizando. Delimitación clara de las personas autorizadas para acceder a los lugares de registro y proceso. Contratación de seguros y coberturas ante la posibilidad de pérdida, sustracción de documentos o incendio. Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los supervisores.

Los registros y archivos, o el proceso de transacciones para dar lugar a informes financieros, podrían ser manipulados por personal no autorizado, en detrimento de la compañía, sus empleados, los accionistas o terceras personas. Los registros o archivos pueden destruirse o perderse, lo cual puede provocar lo siguiente: −       Dificultad o imposibilidad para preparar informes financieros. −       Incapacidad para realizar los valores de los activos (por ejemplo, por falta de datos de cuentas a cobrar o de inversiones). −       Imposibilidad o dificultad de verificar los pasivos que sean exigidos. Pérdida de la confidencialidad a que deben estar sujetos los datos y registros relacionados con los informes financieros.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Los informes deben ser preparados con exactitud y rapidez en todas las fases de su proceso, con las aclaraciones necesarias en notas y anexos y sobre bases uniformes con el período anterior.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Confección de programas detallados de cierre contable, indicando las fechas en que deben ser preparadas las distintas clases de asientos y las demás etapas del proceso, así como las personas responsables de su preparación y supervisión. Controles de que los procedimientos de cierre se están amoldando al programa de cierre periódico establecido. Verificación de que todos los asientos han sido aprobados antes de su pase a las cuentas de mayor, y de que todos los aprobados se han contabilizado. Conciliación de los saldos de mayor general con los mayores auxiliares. Confección de asientos estándares de eliminación, reclasificación y consolidación. Formas estándar de informes para compañías filiales y divisiones. Procedimientos establecidos para verificar los estados financieros en todos sus aspectos, por personas no implicadas en su confección. Asignación de la responsabilidad de obtención de datos e información para ser mostrada conjuntamente con los estados financieros. Exposición escrita de los procedimientos de identificación del tipo de información suplementaria a mostrar (por ejemplo, revisión de actas, contratos, comentarios con abogados, etc.), las fuentes donde acudir y la extensión a dar a la misma. Comprobación de la información dada por personas que no hayan participado activamente en suministrarla o localizarla. Documentación escrita de las políticas, procedimientos y criterios de preparación de estados financieros, autorizados por la gerencia. Establecimiento de la necesidad de aprobación por la gerencia de cualquier cambio de criterio a introducir, previo análisis y solicitud del persona responsable de la preparación de informes. Designación del personal ajeno a la preparación de informes para la supervisión de la aplicación de criterios contable, aprobación de los cambios, y correcta exposición de los mismos como información anexa. Dicha persona o personas deberán ocuparse asimismo del análisis y explicación de las variaciones entre años, para verificar que no son debidas a la modificación de criterios contables.

Omisión de asientos aprobados o pase al libro mayor de asientos que no habían sido autorizados. Pase de asientos a cuentas de mayor equivocadas, o en período contable incorrecto. Errores aritméticos. Omisión de asientos de eliminación, reclasificación o consolidación, o asientos hechos incorrectamente. Obtención de estados financieros que no sean útiles para las personas a quien se dirigen, o utilización por las mismas de datos o saldos incorrectos. Omisión de datos o información que requeriría ser expuesta para mejor comprensión de los estados financieros, o inclusión de aspectos innecesarios. Preparación o presentación de informes en desacuerdo con los criterios y necesidades de la dirección. Errores en los criterios contables aplicados, con la consiguiente valoración o presentación incorrecta de activos o pasivos. Dificultad y demora en la labor de análisis de variaciones entre estados financieros anuales, como consecuencia de cabios de criterio encubiertos. Estados financieros falseados por el desplazamiento de resultados entre años. Inclusión de datos falsos o incorrectos, por haberse usado métodos o supuestos no razonables, por ejemplo, para: −       Estimación de costes de reposición. −       Estimación de previsiones para impuestos a pagar bajo ciertas circunstancias. −       Estimación del valor de mercado de los valores. Toma de decisiones o emisión de conclusiones incorrectas como consecuencia de lo anterior.