LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

Las operaciones realizadas para obtener financiación (incluyendo el descuento y la negociación de efectos comerciales) e invertir los excedentes de tesorería deben de estar de acuerdo con los criterios de dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Claridad y concreción en las directrices emanadas por la dirección, especificando aspectos generales tales como cuándo, por qué importe y en qué condiciones debe contratarse financiación externa y/o descontarse los efectos comerciales. Deben definirse por escrito aspectos tales como: −       Políticas de aceptación de efectos. −       Niveles máximos de riesgo por bancos. −       Bancos en los que se debe descontar. −       Crédito máximo a conceder a clientes. −       Plazos y condiciones de descuento, tipos máximos de interés de descuento, efectos a aceptar de los bancos, etc. −       Maduración de los efectos comerciales en el momento de su descuento en bancos. Definición de las políticas de inversión referentes a: −       Niveles de riesgo. −       Rentabilidad esperada. −       Requisitos de liquidez de los activos. −       Política de diversificación de riesgos. −       Políticas de ampliación de operaciones. −       Políticas de dividendos, dotaciones a reservas legales o voluntarios, o a ampliaciones de capital.

La falta de procedimientos o criterios establecidos puede dificultar, retrasar o impedir la satisfacción de las necesidades financieras. Los costes financieros pueden resultar excesivos en contraposición a los planes de la dirección. Los excedentes de tesorería pueden invertirse a rentabilidad no satisfactoria y con riesgos excesivos. El nivel de endeudamiento puede ascender a límites no previstos. Se pueden realizar operaciones donde exista un conflicto de intereses entre empleados (actuando los mismos en beneficio propio) y la compañía. Deterioro de la situación de morosidad, al conceder facilidades crediticias a clientes cuya solvencia no ofrece las garantías suficientes.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Los siguientes conceptos deben estar correctamente clasificados en los estados financieros de la compañía:

−      Pasivos por importes adeudados a terceros.

−      Activos resultantes de inversiones efectuadas, las cuales deben estar a su valor de coste o realización en el caso de que este valor fuese inferior.

−      Pasivos contingentes por efectos comerciales descontados en bancos y pendientes de vencimiento, cuyo control y clasificación debe realizarse por bancos y por clientes.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Definición adecuada de las políticas contables. Información periódica a la gerencia que, en forma resumida, sirva como medio de control de la actividad financiera. Confirmación periódica a bancos y otros deudores/acreedores financieros de los saldos en curso. Mantenimiento de registros detallados para el control del riesgo por banco. Mantenimiento de otros registros detallados de pasivos financieros e inversiones y su conciliación periódica con el libro mayor.

Clasificación errónea de la información, que puede ocasionar la toma de acciones desacertadas. Desconocimiento de los importes disponibles de líneas de financiación. Desconocimiento del riesgo vivo por cliente. Desconocimiento del riesgo total por efectos descontados y no vencidos. Falta de información sobre operaciones financieras costosas e imposibilidad de evaluar alternativas de gestión con recursos más baratos.

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Periódicamente deben verificarse y evaluarse los saldos contables de efectivo, inversiones y deudas, así como los riesgos por bancos y por clientes.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Establecimiento de los procedimientos de verificación y evaluación de los saldos registrados en las cuentas relacionadas con la gestión de los recursos financieros. Deberá especificarse claramente cuándo debe efectuarse  la revisión, cómo deben documentarse los resultados de la misma y a quién deberá informarse. De forma más concreta, los procedimientos de verificación pueden consistir en lo siguiente: −       Confirmación directa y por escrito con bancos de los saldos en cuentas y efectos comerciales descontados. −       Conciliaciones de saldos con las respuestas a tales confirmaciones o con la documentación que periódicamente se recibe de los mismos (como, por ejemplo, extractos bancarios). −       Análisis de las discrepancias manifestadas por terceros. −       Arqueos de caja, efectos en cartera y cartera de valores. −       Comparación de la valoración de las inversiones con los  valores de mercado. −       Revisiones de los métodos utilizados para el cálculo de gastos e ingresos devengados.

Los estados financieros pueden no reflejar la realidad en lo referente a saldos relacionados con la gestión de los recursos financieros. Las decisiones a tomar sobre la actuación futura de la compañía podrían estar basadas en información errónea. Los errores en el proceso de las transacciones pasarán inadvertidos y no se corregirán si no se lleva a cabo la verificación y evaluación de los saldos correspondientes. La existencia de errores puede implicar una inoperancia de los procedimientos establecidos.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

El efectivo y demás documentación acreditativa de los activos debe estar convenientemente protegido, no permitiendo que personas no autorizadas tengas acceso a los mismos.

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Riesgo si no se cumple el objetivo

Definición y documentación de las responsabilidades en la salvaguarda de los activos. Por ejemplo: −       Firmas autorizadas en bancos. −       Cuentas bancarias autorizadas. −       Responsable de la custodia y gestión de valores. −       Responsable de los contactos con bancos. −       Responsable de la cartera de efectos. Depósito de los activos (efectivo, valores, efectos aceptados, etc.) en bancos u otras entidades financieras. Mantenimiento de la documentación en cajas de seguridad o cajas fuertes. Instalación de dispositivos de detección y prevención, como alarmas contra incendios y dispositivos electrónicos. Contratación de seguros de incendio y robo. Arqueo periódico de los activos. Mantenimiento de archivos de firmas autorizadas para operar con los bancos y otras entidades. Definir e identificar al personal en posesión de llaves o con conocimiento de las combinaciones de cajas fuertes. Mantenimiento de duplicados de documentos, contratos y escrituras.

El efectivo, efectos, valores o documentación acreditativa de los activos podrían ser sustraídos. En consecuencia, se vería mermadas las posibilidades de acreditar ante terceros la propiedad de los activos y la exigibilidad de las cuentas a cobrar.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Los movimientos de efectivo, en su doble vertiente de captación y aplicación de recursos financieros, deben ser reconocidos, aceptados, procesados e informados con exactitud y en tiempo oportuno.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Definición clara de los procedimientos de proceso de transacciones de efectivo, que pueden concretarse en: −       Manuales de procedimientos. −       Requisitos de supervisión y aprobación. −       Manuales de políticas de la compañía. Verificación periódica de que se están cumpliendo los requisitos de aprobación requeridos por la gerencia en cuanto a: −       Implantación de nuevos sistemas y procedimientos. −       Cambios en los mismos. −       Traspasos de responsabilidades. Verificación periódica de que los procedimientos empleados en el proceso de las transacciones responden a las autorizaciones de la gerencia. Comparación de los resultados obtenidos tras el proceso de las transacciones con los que previamente se hubieran calculado o estimado. Establecimiento de las medidas de acceso restringido a las funciones de proceso de transacciones y a su documentación.

Las transacciones derivadas del movimiento de efectivo pueden ser procesadas de forma errónea, o contraria a los objetivos y criterios de la dirección. Los departamentos o las asignaciones del personal pueden ser reorganizados o modificados sin que exista la autorización necesaria, pudiendo reducirse la segregación de funciones previamente establecida. Podrían emplearse  procedimientos que evitasen las técnicas de control o las políticas establecidas. La información puede ser manipulada en dos sentidos: −       Introducción de modificaciones en función de cada uno de los destinatarios. −       Facilitarla a quien no debiera recibirla. Los datos de las transacciones pueden extraviarse durante el proceso, procesarse erróneamente, ser procesados por persona indebida, o no procesarse. Y, en general, si el resultado de un proceso de transacciones de efectivo es erróneo, puede llevar a la compañía a tomar decisiones sobre captación o aplicación de recursos financieros que no responsan a las necesidades o posibilidades reales, y en consecuencia puede verse deteriorada su situación económica y financiera.