LA COMERCIALIZACIÓN Y VENTA

1.   OBJETIVO DE AUTORIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

Los clientes con los que la compañía realiza operaciones comerciales, así como los precios y condiciones de venta de los productos y/o servicios que ofrece, deben establecerse y autorizarse de acuerdo con los criterios de la dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Exposición clara y detallada de las características que deben concurrir en la aceptación y mantenimiento de los clientes de la compañía. Existencia de una relación de clientes autorizados o de un archivo maestro de clientes. Establecimiento de los procedimientos necesarios para la modificación de las relaciones con los clientes autorizados. Descripción de los documentos imprescindibles a mantener (por ejemplo, para aceptar un cliente potencial), y las verificaciones a efectuar sobre los mismos. Protección de la integridad de los archivos, o listados autorizados, con técnicas como las siguientes: −       La aprobación, en forma escrita, de todo cambio por parte del jefe de ventas o director comercial. −       La revisión periódica por personal directivo de los clientes relacionados en la lista autorizada o archivo maestro. −       La comprobación periódica de que tales clientes se ajustan a los criterios establecidos. Condiciones definidas de venta, tales como lugares y fecha de entrega, sistemas de crédito, etc. Definición detallada de los aspectos que deben considerarse en la fijación de precios y condiciones de venta (por ejemplo, nos e concederán plazos de cobro superiores a noventa días). Listas de precios autorizados o archivo maestro de precios. Relaciones (o archivos maestros) de las condiciones aprobadas de crédito, descuento, entrega y pago, así como comparación periódica por personal ajeno a la emisión de factura, de las condiciones autorizadas con las fijadas en las facturas de venta. Procedimientos para modificar los archivos, como documentación necesaria a obtener, verificación de la misma y de su contenido, etc. Procedimientos necesarios para la aprobación de contratos de venta antes de su formalización.

Pueden aceptarse pedidos con precios o condiciones que infringen las disposiciones legales al respecto, lo que podría acarrear multas, sanciones o pasivos contingentes. Pueden aceptarse pedidos de personas vinculadas a empleados, con precios o condiciones no autorizados, sin el debido conocimiento de la dirección. Pueden realizarse entregas en destino, sin que se hayan considerado los costes de transporte en los precios de venta. Pueden realizarse ventas a clientes no autorizados, lo cual podría ocasionar cuentas a cobrar de difícil realización. Pueden efectuarse ventas a clientes extranjeros que contravengan las normas legales sobre exportaciones.

2.   OBJETIVO DE CLASIFICACIÓN

Las facturaciones, costes de mercancías vendidas, gastos de ventas, así como los cobros en efectivo y los efectos comerciales recibidos, deben resumirse, registrarse e informarse (confeccionándose los asientos de diarios respectivos y cualquier otra información de detalle) con toda exactitud y rapidez, clasificando estas actividades de acuerdo con el plan de dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Documentación del proceso contable, incluyendo actividades de cierre, plan de cuentas, registros, etc. Confección de presupuestos y análisis de las variaciones relevantes. Revisión, aprobación y adecuada supervisión de las tareas asignadas a cada responsable. Estandarización de los registros mediante el empleo de formularios y asientos normalizados. Revisión y seguimiento de los informes producidos. Implantación de registros simultáneos con un adecuado seguimiento y control de que se procesan todas las transacciones una sola vez (por ejemplo, control del número de documentos procesados). Mantenimiento de registros detallados para el control de riesgo por cliente. Implantación de controles de validación de datos antes de su proceso (por ejemplo, verificación del número de cliente antes de registrar en su cuenta una factura).

Los registros e informes pueden ser incompletos o inexactos. Pueden registrarse transacciones erróneamente (por ejemplo, registrarse una venta sin registrar el  coste correspondiente). Puede perderse el control sobre cuentas a cobrar, por registrarse éstas en un lugar no apropiado. Pueden efectuarse ventas a clientes insolventes. Pueden tomarse cursos de acción equivocados, debido al uso de información errónea.

3.   OBJETIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Periódicamente deben verificarse y evaluarse los saldos registrados en cuentas a cobrar, efectos comerciales en cartera y efectos descontados no vencidos, así como las transacciones relacionadas con dichos saldos.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Manuales de procedimientos en que se detalle: −       Los saldos, informes y procedimientos que se van a verificar y evaluar, así como el momento en que se efectuará y la persona responsable de su supervisión. −       La ejecución de dicha verificación y evaluación. −       La documentación de los resultados obtenidos y el destino final de la misma. Confirmación con clientes de saldos de cuentas a cobrar y efectos comerciales. Conciliación de los saldos confirmados a través de la técnica anterior, con los mostrados en los registros contables de la compañía. Investigación sobre las reclamaciones de los clientes. Conciliación de efectos comerciales descontados por bancos y por cliente. Conciliación de los saldos del mayor general con los del mayor auxiliar. Comparación de los importes registrados con los cobros posteriores. Análisis de ratios, tendencias y variaciones experimentadas.

Pueden mantenerse en el activo cuantas incobrables o inexistentes. Pueden dejar de reclamarse partidas que deban cobrarse, pero que por error no se hayan registrado. Puede evaluarse en forma errónea el riesgo existente en un momento determinado. En general, pueden tomarse decisiones equivocadas, al utilizar información errónea.

4.   OBJETIVO DE SALVAGUARDIA FÍSICA

El acceso a las partidas de efectivo recibidas, así como a los registros (envíos, facturaciones, cuentas a cobrar), documentos vitales (albaranes, facturas) y lugares y procedimientos de registro debe permitirse únicamente de acuerdo con los criterios de dirección.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Servicios externos (apartados de correo con acceso limitado, buzón de depósito nocturno, etc.). Restricciones para el acceso (registros de firmas de entradas, tarjetas de identificación de los empleados, indicadores de NO PASAR, etc.). Salas y archivos cerrados bajo llave, y control de dichas llaves. Cajas de seguridad. Dispositivos de detección y prevención (alarma contra incendios, personal de vigilancia, etc.). Archivos de firmas del personal autorizado. Distribución de las salas de trabajo de forma que permitan la visibilidad máxima al personal supervisor. Control de los cobros en efectivo o talón por el cajero hasta que se efectúe su ingreso en el banco, el cual debería realizarse, como máximo, al día siguiente. Revisión de los talones ingresados en el banco que resultan cargados posteriormente como “sin fondos” por una persona ajena a la que efectúa los ingresos. Revisión por una persona ajena a las funciones de cobro y cuentas a obrar, de cualquier cobro retenido y no ingresado. Identificación de las personas y lugares autorizados para recibir cobros. Instrucciones escritas a los clientes de que lo pagos los realicen por medio de talón nominativo a favor de la compañía, o por aceptación de efectos. En los casos en que las delegaciones reciban cobros, deben ingresar los mismos en cuentas bancarias restringidas, de cuyos saldos únicamente  puede disponer la oficina central, quien a su vez deberá llevar el control de los mismos. Segregación de funciones tales como: −       Segregación de las actividades de envío, cuentas a cobrar, facturación y cobros. −       Prohibición de acceso a los registros de ingresos de efectivo a las personas encargas del registro de las cuentas a cobrar. −       Prohibición de acceso al mayor auxiliar de clientes, a quienes autoricen la concesión de crédito a los clientes, aprueben descuentos o autoricen la cancelación de cuentas incobrables.

Las partidas de efectivo pueden sustraerse, perderse, destruirse o utilizarse temporalmente de forma indebida. Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual podría provocar: −       La imposibilidad de preparar informes financieros. −       La incapacidad para poder realizar ciertos activos (por ejemplo, la pérdida de datos de clientes puede imposibilitar el cobro de los saldos de algunos de ellos). Los registros pueden utilizarse en forma indebida por personal no autorizado, en detrimento de la compañía o de sus clientes.

5.   OBJETIVO DE PROCESO DE LAS TRANSACCIONES

Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes que se ajusten a los criterios de la dirección, los cuales originarán envíos que deberán facturarse con exactitud y rapidez. Estos hechos económicos, así como los derivados de los cobros, impuesto sobre el tráfico de las empresas y costes relacionados con los mismos, deben ser reconocidos, aceptados, procesados e informados con exactitud y en tiempo oportuno.

Técnicas de control interno

Riesgo si no se cumple el objetivo

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar pedidos. Prenumeración de los documentos utilizados en el proceso (pedidos, albaranes, etc.) y su revisión posterior. Archivos de firmas autorizadas. Comprobación periódica de que los documentos se hallan debidamente completados y con las firmas autorizadas. Aprobación por la dirección de ciertas clases de transacciones (por ejemplo, contratos de venta que exceden de ciertas cantidades, convenidos con el Gobierno o con personas vinculadas, etc.). Comparación de los detalles de cada pedido con los criterios establecidos. Informes de los pedidos que no han sido autorizados. Comprobación de que las cantidades que deben suministrarse están en existencia y disponibles. Registros cronológicos de envíos. Centralización de los envíos y supervisión de los mismos. Políticas y procedimientos documentados para programar los envíos. Procedimientos para informar e investigar las partidas no despachadas, y en particular aquellas que hay en existencias. Comparación de las cantidades totales a despachar según los pedidos con las enviadas según los albaranes. Doble conteo de los envíos. Control y conciliación entre: −       Número de albaranes y número de facturas. −       Cantidades totales según los albaranes y cantidades totales según las facturas. −       Importes de los albaranes e importes de las facturas. Procedimientos para informar e investigar los envíos no facturados, así como las facturaciones sin envío. Informes de los atrasos en servir los pedidos. Políticas y procedimientos escritos que definan los documentos que se requieren para despachar los envíos (por ejemplo, ningún envío puede salir del almacén sin el correspondiente albarán prenumerado, completado y firmado por persona autorizada). Conciliación de las cantidades salidas de inventarios según los registros permanentes, con las cantidades facturadas. Investigación y análisis periódico de las reclamaciones efectuadas por los clientes. Inventarios físicos periódicos, para posteriormente aclarar las diferencias surgidas. Comparación de la exactitud aritmética de las facturas, por personas que no intervengan en su preparación. Segregación de las funciones de recepción de reclamaciones de clientes y las de facturación. Entrega de copia de la factura a los vendedores a comisión. Departamento de correspondencia en el que se e-numeren los cobros recibidos diariamente para su conciliación posterior con los registrados. Dicha conciliación debería realizarse por una persona a-jena a las funciones de cobros y cuentas a cobrar. Segregación de funciones entre aquellas personas que manejan los cobros recibidos y las que tienen responsabilidad de: −       Abonar los cobros de los clientes en las cuentas individuales de éstos. −       Abonar los cobros en el mayor. −       Cargar los cobros en el libro de caja. −       Preparar los ingresos bancarios. Control contable fuera del departamento de caja sobre otros ingresos de caja (por ejemplo, alquileres, dividendos, ventas de residuos, etc.). Centralización de las cajas de cobro. Conciliación diaria del total de ingresos según el registro de caja con los cobros habidos. Documentación prenumerada de los cobros y revisión posterior de los mismos. Procedimientos establecidos para preparar, resumir y notificar la información de impuestos requerida. Consideración, en el plan de cuentas, de la información necesaria para facilitar la clasificación, resumen y obtención de los datos. Políticas documentadas sobre métodos de cálculo de provisiones (por morosidad, devoluciones, etc.) a efectos fiscales, fijación de precios de ventas entre compañías afiliadas, etc.

Pueden efectuarse envíos que nunca se facturen, lo que podría reducir el importe de las ventas, las cuentas a cobrar y el coste de ventas, así como incrementar erróneamente los inventarios contables, además del consiguiente perjuicio que representa para la empresa. Pueden registrarse ventas por envíos no efectuados, lo cual podría incrementar el importe de las ventas y las cuentas a cobrar, y sobre todo deteriorar la imagen de la sociedad ante el cliente. Pueden emitirse facturas incorrectas, lo cual podría producir ventas y cuentas a c obrar inexactas, pérdida de clientes y de ingresos. Pueden despacharse envíos a quien no corresponde, lo que pudiera ocasionar cuentas a cobrar de difícil realización. Pueden despacharse mercancías equivocadas en concepto o en cantidad, lo cual puede originar devoluciones posteriores y pérdida de clientes. Pueden despacharse envío a clientes que han sobrepasado su límite de crédito, lo que puede dar lugar a cuentas de difícil realización. Pueden absorberse costes de transporte que debían ir a cargo del cliente. Los cobros pueden perderse o sustraerse, lo cual ocasionaría unas cuentas a c obrar excesivas y el consiguiente quebranto parda la empresa. Pueden no informarse las ventas al contado. Pueden ponerse en práctica procedimientos que anulen las técnicas de control existentes (por ejemplo, pasar por alto la verificación del crédito en los pedidos de clientes, aumentando la posibilidad de incurrir en cuentas incobrables). Puede alterarse el flujo de información para no facilitar datos a quienes han de recibirlos, o facilitarlos a quienes no deben. Pueden no procesarse transacciones o procesarse incorrectamente por quien no corresponde. Pueden utilizarse datos erróneos en los cálculos de los impuestos, lo cual originaría pagos en exceso o en defecto de lo debido, así como posibles contingencias fiscales.